Aanbesteden op 3 A4

Tientallen pagina’s voor een Europese aanbesteding. Grote documenten met veel bijlagen. En om juridisch gedoe te voorkomen schrijven wij nog meer op. Wordt het inkopen beter van die enorme hoeveelheden tekst?

Europees aanbesteden op 3 A4 klinkt bijna onmogelijk

De HIS is de uitdaging aangegaan en startte een experiment. Op maximaal 3 A4 beschrijf  je de belangrijkste elementen van de aanbesteding:

  • wat voor organisatie ben je?
  • wat wil je hebben?
  • wat vind je belangrijk en hoe belangrijk vind je dat?
  • wat ben je bereid te betalen?

Deze informatie sturen wij naar de leverancier met de vraag of zij een offerte willen indienen. Daarna beoordelen wij de offertes zoals het hoort: objectief, transparant  en non-discriminatoir.

In dit experiment kijken mensen mee die observeren of wij het keuze proces zorgvuldig doorlopen. Een van die mensen is een vertegenwoordiger van een brancheorganisatie van de branche waar de aanbesteding betrekking op heeft.  

Wij hebben al 2 mooie voorbeelden

Inkoopadviseur bij de HIS Ralf Koops voert een aanbesteding uit die perfect in het plaatje van 3A4 past. De overheid heeft te maken met enkele maatschappelijke uitdagingen. Via een aanbesteding vragen wij startups om hiervoor met een innovatieve oplossing te komen. De meeste startups zijn nog niet goed bekend met aanbestedingsprocedures en alles wat erbij komt kijken. Door de belangrijkste zaken van de aanbesteding bondig op 3A4 te omschrijven maken wij het aanbestedingsproces simpeler en toegankelijker voor startups en opdrachtgevers. Zonder dat de kwaliteit omlaag gaat. Bijzonder aan deze aanbesteding: de opdrachtgever kan van de StartUps ook een `StartDoor’ maken zonder opnieuw te hoeven aan te besteden.

Meer informatie over deze aanbesteding vind je hier.

"De pilot aanbesteden op 3A4 is een experiment om eens te kijken of het ook anders kan"
Aldus inkoopadviseur HIS Sarah Rose die via een aanbesteding op zoek is naar een dienstverlener die zoveel mogelijk medewerkers van rijksgebouw de Resident met plezier laat sporten. En dat op een manier die bij hen past. Door de pilot 3A4 wil de HIS de inschrijflast voor ondernemers beperken. Een aanbesteding op 3 A4 betekent dat het compact is beschreven en dat ondernemers daar over het algemeen goed mee uit de voeten kunnen. Je verlaagt daarmee voor het MKB de drempel om aan te besteden. Bijzonder aan deze aanbesteding: ook de brancheorganisatie is betrokken bij de opzet van de aanbesteding.