TRIP: de inkoopprofessionals van de toekomst

TRIP, het traineeship voor rijksinkoopprofessionals, biedt starters op de arbeidsmarkt de kans om het inkoopvak op topniveau binnen het Rijk te leren kennen. TRIP is bezig aan de tweede lichting en de reacties van zowel de deelnemende IUC’s als de trainees zijn enthousiast. Coördinatoren van TRIP Joyce de Graaf (HIS) en Tom Mostarlić (Rijksacademie) leggen uit waar dit enthousiasme vandaan komt.

Joyce en Tom TRIP

Coördinatoren van TRIP Joyce de Graaf (HIS) en Tom Mostarlić (Rijksacademie)

Het is een initiatief van de HIS, RWS en de Belastingdienst

Inkoop is ook onderdeel van de Rijksacademie zegt Tom, dus daarom kwam Richard Lennartz (directeur HIS) bij ons met de vraag of wij TRIP namens de drie Inkoopuitvoeringcentra (IUC) konden organiseren. We keken vervolgens eerst naar de bestaande opleidingen en ervaringen met traineeships wat past in een programma voor mensen die net starten bij het Rijk. Daar hebben we TRIP voor gemaakt. In maart 2017 is de werving gestart, vertelt Joyce.

TRIP leidt startende academici binnen twee jaar op als inkoopadviseur

De trainees werken 4 dagen per week bij een van de 20 inkoopcentra of de gemeente Den Haag, vertelt Tom. Zij voeren bijvoorbeeld Europese aanbestedingen of offertetrajecten uit of doen werkzaamheden voor de coördinerend directeur inkopen (CDI). Een dag per week krijgen zij inhoudelijke colleges, maar ook wordt aandacht besteed aan verschillende vaardigheidstrainingen. De focus tijdens het 1e trainee jaar ligt vooral op de theorieën, denkkaders en inzicht, van wat een inkoopadviseur van het Rijk moet weten.

Maatwerk voor beginnende professionals in inkoop

Dit traineeship is een maatwerk opleiding, legt Tom uit. Je kiest echt voor een niche markt. Dat ligt ook aan de intrinsieke motivatie van mensen; je wilt iets specifieks doen. Daar ligt een deel van het succes, maar ook in de persoonlijke aandacht die de trainees zowel op de Rijksacademie als van de coördinator krijgen. Dat heeft Joyce echt goed opgepakt. Dat telt absoluut mee. Ook blijft TRIP relatief klein en is er veel persoonlijke contact. Je ziet een soort community vorming. Ik denk dat dat ook mee werkt in het succes.

Trainees ambassadeurs van TRIP

We zijn dit jaar ook begonnen met een buddy systeem, vult Joyce aan. Wij koppelen nieuwe trainees aan de voorganger. Bijvoorbeeld de trainees die nu bij de HIS werken, zijn buddy met een trainee die eerder bij de HIS werkte. Je kunt bij je buddy onder meer terecht voor vragen en ervaringen. De eerste lichting keek er ontzettend naar uit om buddy te worden en zo hun eigen ervaringen door te geven.

Trainees zijn ook onze vraagbaak

We evalueren het programma aan het eind van het jaar, zegt Tom. Dat doen we ook met de trainees. Dan kijken we bijvoorbeeld naar de logica en indeling. Dingen die soms heel logisch lijken, zijn voor starters nieuw. Wij hebben het programma daar ook op aangepast. Er zijn nu meer lesdagen en we hebben in het begin van het programma meer introductie van het Rijk opgenomen. Dat misten ze vorig jaar. Toen startte de opleiding met inhoudelijk complexe onderwerpen. We hebben het juridisch kader van inkoop nu al in de eerste dagen behandeld. Dat is een denkkader waarin een inkoopadviseur moet werken. Het programma is ook dynamisch. Er is ruimte voor veranderingen als de behoefte er is.

Onze trainees zijn actief en betrokken bij TRIP

Ik heb de werving voor de tweede tranche TRIP2018 ook samen met de trainees gedaan, vertelt Joyce. Ze helpen mij bij allerlei projecten en ze zijn echt een volwaardig sparringspartner. De trainees staan ook zelf graag voor de klas, vult Tom aan. Daar staan wij helemaal voor open. Op de startconferentie voor de nieuwe lichting organiseerden een aantal al een quiz en workshop. Bij de Rijksacademie gebruiken wij het “voor ons door ons” principe. We kijken zo veel mogelijk binnen het Rijk naar ambtenaren die wij in kunnen zetten als docent. Dat is onze manier van werken. Dat werkt heel goed bij inhoudelijke ende praktijkgerichte onderwerpen. Op die onderwerpen zetten wij ook trainees in soms gekoppeld aan een docent die wat meer ervaring heeft.

Denktank TRIP voor professionalisering inkoop

We hebben de trainees van de lichting 2017/2018 gevraagd deel te nemen aan een Denktank TRIP om de inkoop van het Rijk echt naar buiten toe te brengen, vertelt Joyce. De reacties waren enthousiast en er zijn veel goede ideeën. De Denktank bestaat uit 8 personen. We proberen inkoop echt te innoveren en impact te maken en naar een hoger plan te brengen. Daar zetten we de Denktank voor in. Ook de IUC’s vragen wij mee te blijven denken over de werkzaamheden en projecten die de trainees doen. Wij merken dat de trainees echt staan voor vernieuwing. We zien ook dat de trainees verder kijken dan de randen van de IUC’s. Ik ben heel benieuwd wat er onder meer uit de Denktank komt, dat ziet er veelbelovend uit. De trainees hebben een hoog niveau, hier zijn ze ook op geselecteerd. Wat de trainees zich in korte tijd kunnen eigen maken is boven verwachting. We hebben als organisaties niet de ruimte om in een snel tempo te bewegen, maar ik denk wel dat deze groep de ruimte moet krijgen om een vernieuwing te realiseren of in ieder geval een aanzet daartoe. Ze willen graag gehoord worden.

“Als Denktank hebben we als doel een stem te geven aan de (jonge) Rijksinkopers, zodat de beleidsmakers en de inkopers elkaar beter begrijpen en we daarmee de gehele Rijksinkoop naar een hoger niveau tillen.”

Joep van Heumen, Rijksinkooptrainee en voorzitter Denktank

Hun eindopdracht sluit daar ook goed bij aan, zegt Tom. De trainees hebben van de Chief Procurement Officer (CPO Rijk) André Weimar een strategische opdracht gekregen. Zij helpen mee met 4 opdrachten zoals bij Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI), datacentrum, klantenreis en het ontwikkelen van een roadshow. Zij hebben als aftrap een pitch van de opdrachtformulering gegeven. In juni 2019 verdedigen zij dan hun resultaat aan een panel. Ze horen ook gelijk of ze geslaagd zijn.

Het zijn al echte professionals

Het is vooral mooi om te zien hoe iemand groeit, zegt Tom. De eerste lichting is in september vorig jaar gestart en het zijn nu al echte professionals. Daar sluit ik me bij aan zegt Joyce. Maar ook de eagerness, de groei, het enthousiasme en commitment wat ze naar elkaar toe hebben. Het is een hele leuke groep om mee te werken. Zij hebben de potentie door te groeien naar mooie functies binnen het Rijk. Het is voor ons mooi dat we de trainees ook daar een beetje in kunnen coachen. Maar het mooiste resultaat van TRIP is als de trainees binnen het Rijk of zelfs binnen het inkoopvak werkzaam blijven. Ik hoop dat we ze enthousiast genoeg hebben gemaakt om een aanzet te geven aan de vernieuwing van inkoop.