Open House in de wereld van Rijksinkoop

De term Open House hoor je steeds vaker binnen de inkoopwereld. Gemeenten passen deze inkoopmethodiek al vaker toe. Het Rijk zet juist haar eerste stappen. Sr. Inkoopadviseur UBR HIS Ramesh Ghurahoo deed al meerdere Open House trajecten voor het ministerie van VWS en de vragen blijven binnen komen. Wij vroegen hem uit te leggen wat Open House nu eigenlijk is en wat zijn eigen ervaringen zijn.

Ramesh HIS

Ramesh Ghurahoo

Open House is een inkoopmodel

Het Open house model is geen aanbesteding maar een inkoopmodel, vertelt Ramesh. Iedere aanbieder kan meedoen mits hij zich ertoe verbindt om de betrokken diensten te leveren tegen vooraf vastgestelde voorwaarden. Je sluit een overeenkomst met elke aanbieder die voldoet aan en akkoord gaat met de door de opdrachtgever gestelde eisen, kwaliteitsvoorwaarden en prijsvoorwaarden. Er is geen concurrentie op prijs.

Deze manier van inkopen gebruik je als je de gebruiker zelf wilt laten kiezen

De klant kiest namelijk zelf wie uit de “poule” van marktpartijen de voorziening levert, vertelt Ramesh. Terwijl bij een overheidsopdracht juist sprake is van een overeenkomst tussen één of meer marktpartijen aan wie exclusief een opdracht wordt gegund. Alle dienstverleners, die aan de gestelde voorwaarden voldoen, mogen de opdracht uitvoeren in volledige onderlinge concurrentie. Het mooie is ook dat belangstellende marktpartijen tijdens de gehele looptijd kunnen aansluiten.

Er is een continue dialoog tussen de partijen

Dat is een belangrijk verschil met andere inkoopprocedures, legt Ramesh uit. Een continue dialoog tussen opdrachtgever en aanbieders over de voorwaarden is mogelijk bij Open House. De Aanbestedingswet 2012 is hier namelijk niet van toepassing. Hoewel het niet om aanbestedingen gaat, gelden wel enkele beginselen van het aanbestedingsrecht bij Open House. Vooral die van non-discriminatie en gelijke behandeling van ondernemers, en de daaruit voortvloeiende transparantieverplichting. Er moet geen sprake van willekeur zijn.

Open House past goed bij zorgvoorzieningen

Het Open House- model is een optie als meerdere zorgaanbieders interesse hebben om lokaal zorg aan te bieden en de ervaring hebben, vertelt Ramesh. Het is niet de opdrachtgever zelf die de zorgaanbieder uiteindelijk selecteert en contracten afsluit, maar de inwoner die de zorgbehoefte heeft. Dit zijn overwegingen die mede bepalen of het Open House-model geschikt is of dat de je beter een ander model kan kiezen. Sowieso is het altijd aan te raden om voorafgaand aan de keuze een verkenning te doen van modellen en de voor- en nadelen daarvan.

Ook binnen het Rijk is sprake van zorg

Het ministerie van VWS is bezig met de Open House Ondersteuning onbedoelde zwangerschap en de Open house Persoonlijke Gezondheidsomgeving. Voor beide trajecten gaf ik advies, vertelt Ramesh. Ook van buiten de klantenkring van de HIS komen vragen. Zo wil het ministerie van Justitie en Veiligheid graag Open House toepassen voor hun zorginkoop. Zij vroegen mij of ik mijn kennis met hun afdeling wil delen door een presentatie te geven in hun afdelingsoverleg. Dezelfde vraag kreeg ik van het ministerie van EZK. Zo krijgt Open House steeds meer voet aan de grond binnen het Rijk.

Betrek op tijd stakeholders (bijvoorbeeld: cliëntenraden), ketenpartners bij de voorbereiding

Dat is een tip van Ramesh. Verder is het belangrijk te letten op het inrichten van specifiek contractmanagement en instapmomenten nieuwe toetreders. Denk ook na over hoe de prijs tot stand komt, hoe je het in TenderNed of in een ander systeem inricht en hoe je omgaat met eisen.

Tim Robbe2

Tim Robbe

Binnen de gemeenten is Open House al vaker toegepast. Zo gebruiken 95% van de gemeenten een vorm van Open House om jeugdzorg en maatschappelijke ondersteuning in te kopen. Mr. Tim Robbe, advocaat en specialist in inkooprecht (vooral actief in het gemeentelijke sociaal domein) paste deze systematiek al vaker toe voor het inkopen van huishoudelijke zorg.

De Aanbestedingswet is niet van toepassing dus ben je flexibeler, zegt Tim. Wel blijven natuurlijk de beginselen van behoorlijk bestuur van toepassing Je moet wel goed blijven nadenken over bijvoorbeeld de kwalitatieve eisen. Denk ook goed na over de prijs: zet je deze vast (en wat is die dan) of laat je partijen een prijs offreren (en wanneer accepteer je die dan). Er moet ook geen zware, dure infrastructuur nodig zijn om te leveren. Binnen Open House bestaat geen garantie op afname, dus ook geen zekerheid voor betaling van die infrastructuur. 

Ik heb zelf goede ervaringen met Open House

Open House geeft veel ruimte aan eindgebruikers om te bepalen waar zij hun dienst of product halen, zegt Tim. Ik vind dat bij iets als zorg het heel erg belangrijk is dat je mensen niet beperkt in goede mogelijkheden. Naast het inkopen van zorg kun je Open House natuurlijk ook bij inkoop van andere producten en diensten toepassen. Juist doordat eindgebruikers een belangrijke stem hebben krijg je innovaties als je Open House maar lang genoeg laat draaien en niet al na 2 of 4 jaar gaat aanpassen.