FMH en UBR HIS besteden fitness voor de Resident eens heel anders aan

FMH besteedde de fitness mogelijkheden (regulier, medisch en fysiotherapie) voor de Resident opnieuw aan samen met UBR HIS. Wat maakte deze aanbesteding bijzonder? De manier waarop FMH en de HIS de aanbesteding aanpakten, namelijk met 3A4 als uitgangspunt. Irene van der Valk (secretaris Tenderboard FMH), Wan Tsiang (contractmanager FMH) en inkoopadviseur HIS Sarah Rose vertellen erover.

Het was een andere manier van aanbesteden

In een tactisch overleg met een leverancier kwam een bijzonder aanbesteding naar voren, vertelt Wan. Zij hadden voor een opdrachtgever een plan opgesteld van 13 A4 met grote letters en tekeningen. Mijn interesse was gewekt. Kunnen wij zelf ook niet op zo’n manier een aanbesteding doen, vroegen wij ons daarna af?  

FMH ging de uitdaging aan

Tijdens een kennissessie over lef (“Omgaan met de markt: Heb je lef of ben je laf?”) wilde een van onze collega’s de uitdaging wel aangaan om een aanbesteding op 3A4 te doen, vertelt Wan. Richard Lennartz (directeur HIS) was gelijk enthousiast en toen ging het balletje rollen. FMH wilde wel als pilot fungeren en dat gaven wij ook bij Richard Lennartz aan, vertelt Irene verder. Wij keken eerst goed welke aanbesteding daar geschikt voor was. De aanbesteding voor fitness hebben we al meerdere keren gedaan. We hebben er kennis van, we weten hoe de markt in elkaar zit. De opdracht is alleen voor de Resident, niet voor ons hele verzorgingsgebied. Het is een tastbaar onderwerp waar iedereen wel een idee bij heeft.

Het uitgangspunt was een aanbesteding op 3A4, of in ieder geval korter

Dit dwong ons om goed na te denken over wat we wilden, wat we vragen aan de markt en waarom we het vragen, legt Irene uit. Een van de doelstellingen was om het voor de markt, ook voor de kleinere partijen, aantrekkelijker te maken om in te schrijven. Om de aanbesteding op een simpelere manier te doorlopen zonder dat ze zo’n pak documenten moeten invullen. Dat maakt het laagdrempelig en volgens mij is dat gelukt. Daarom ontvingen we nu ook meer inschrijvingen, ook van partijen die nog nooit een inschrijving bij de rijksoverheid ingediend hadden.

Resident HIS

V.l.n.r.: Wan Tsiang, Sarah Rose, Irene van der Valk

Via een marktconsultatie informeerden we de markt over deze andere werkwijze

Omdat we voor een andere werkwijze kozen, wilden we de markt daar goed over informeren, vertelt Sarah. We organiseerden daarom een marktconsultatie, waarvoor we ook de branchevereniging uitnodigden. Het was goed om te zien dat er andere, nieuwe partijen aan tafel zaten, vertelt Irene verder. Als we traditioneel alleen via TenderNed hadden gecommuniceerd, hadden we deze partijen gemist. 

We gaven de inschrijvers veel vrijheid

We publiceerden hele functionele teksten, echt gericht op de behoefte, vertelt Sarah. We stelden wel eisen, maar vrij beperkt. Als achtergrondinformatie stuurden we bijvoorbeeld het klanttevredenheidsonderzoek mee. Dat gaf richtlijnen over de behoefte van de sporters, vertelt Irene. Maar verder was vooral de opdracht aan de leveranciers om het eigen plan uit te werken. Hoe ga jij de fitness hier vormgeven? Welke uitstraling wil jij aan de zaal geven? Dat gaf ruimte voor creativiteit. Wij kennen de trends niet, daar heb je de markt voor nodig. De verschillende visies zag je ook echt terug in de inschrijvingen.

Deze manier van aanbesteden vergt een andere mindset

Het kost tijd, maar we hebben er heel kritisch over nagedacht, vertelt Sarah. We begonnen blanco en vroegen ons bij zowel de eisen, wensen, overeenkomst en bijlagen af of ze echt nodig waren. Dan houd je het beschrijvend document beperkt. We lieten best veel dingen los, zegt Wan.

Het was echt een teameffort

Ik vond het leuk om terug naar de kern van het aanbesteden te gaan, vertelt Sarah. Maar het was ook lastig. Je hebt geen pasklaar plan. Sarah kwam steeds met voorbeeldteksten voor de documenten, geschreven op taalniveau B1, gaat Wan verder. Dat vond ik prettig. Het is prettig als ieder z’n rol heeft en in sommige gevallen de voortrekker is. Ik zat soms nog in een vast patroon en daar had Sarah minder last van. We begonnen op een gegeven moment gewoon ergens en dan krijg je echt het gevoel dat je het met elkaar hebt ontdekt, vult Irene aan. Echt een samenwerking. We hielden elkaar scherp. Met een mooi resultaat van de aanbesteding als gevolg.

Niet blindstaren op de term 3A4

Mensen horen 3A4 en staren zich daar blind op, zegt Irene. Het is een uitgangspunt, niet een doel op zich. Het doel is om vooral kritisch te kijken naar het hoe en waarom. Hoe schrijf ik iets op, voor welke doelgroep schrijf ik iets op, wat wil ik nu precies, waarom wil ik dat? Die vragen moet je altijd stellen, maar door je tot 3A4 te beperken dwing je het scherper af. Je moet een keer beginnen en het gewoon proberen. Daar kunnen we met z’n allen nog veel winst behalen. Binnen de HIS gebruiken we het uitgangspunt 3A4 al om startups in Nederland een startup en startdoor te bieden en nu ook voor de aanbesteding van VoIP-Centrales en de BHV-app vertelt Sarah. Er is nu een mooi rijtje organisaties die met #uitgangspunt3A4 een of meer aanbestedingen doen of gaan doen. Geweldig om te zien. Uitgangspunt 3A4 is een eigen leven gaan leiden.