Een goed evaluatiegesprek met de leverancier is veel waard

Wat doe je als er na een jarenlange goede samenwerking een einde komt aan de relatie met een leverancier?

business

Bedrijfszorg, als onderdeel van UBR, heeft een breed portfolio aan producten en diensten die zij aanbiedt aan haar klanten. Een van deze diensten is het uitvoeren van arbeidsdeskundige onderzoeken. Bedrijfszorg doet deze onderzoeken deels zelf, maar er is ook een deel dat al 13 jaar naar tevredenheid door een externe partij wordt gedaan, namelijk door Expereans. Expereans is een arbodienst met veel ervaring en onder andere gespecialiseerd in arbeidsdeskundig onderzoek. Expereans heeft bijgedragen bij aan het op de kaart zetten van deze dienstverlening van Bedrijfszorg.

Nieuwe aanbesteding voor externe deel

HIS voerde deze aanbesteding voor Bedrijfszorg uit. Het creëren van een level playing field is binnen de wereld van aanbestedingen erg belangrijk, vertelt Steven Roos, senior Inkoopadviseur bij de HIS. Er moeten gelijke kansen zijn voor alle leveranciers om een opdracht van het Rijk te winnen. Dit geldt voor zowel de zittende leverancier als andere potentiële leveranciers.

Nieuwe leverancier krijgt de opdracht gegund

Na een Europese aanbesteding waar een aantal leveranciers op inschreven, kwam de huidige leverancier niet als winnaar naar voren. Volgens de standaardprocedure stuurt de HIS dan een afwijzingsbrief. Expereans is dus conform regelgeving in eerste instantie alleen op de formele wijze op de hoogte gebracht dat Bedrijfszorg vanaf 1 januari 2019 met een andere partij verder gaat.

Juiste wijze van communiceren

Expereans vond het erg jammer dat zij na een langdurige en prettige samenwerking op een standaard, formele wijze te horen kregen dat zij de opdracht niet opnieuw gegund kregen. Die teleurstelling is ook begrijpelijk, zegt Steven. Bij een langlopende relatie is het belangrijk dat we met een zorgvuldige en respectvolle manier afscheid van elkaar nemen. Als Rijksoverheid moeten we niet vergeten dat achter elk bedrijf mensen zitten en met die mensen doen we –soms jarenlang- zaken.

Behoefte aan een goed gesprek

We probeerden eerst via de formele regelsfeer de issues die horen bij het stopzetten van de afspraken op te lossen, vertelt Elma Voogt van Bedrijfszorg. Expereans was daardoor teleurgesteld. Er was na een jarenlange samenwerking behoefte aan persoonlijk contact, aan een goed gesprek op het juiste niveau. Wij nodigden Expereans vervolgens uit om samen met Richard Lennartz (directeur HIS) en mij dit gesprek te voeren.

Op een prettige manier afronden

Wij spraken onze gevoelens op een constructieve wijze naar elkaar uit, gaat Elma verder. Al snel werd duidelijk dat niemand de vertroebeling in deze relatie wilde. We wilden juist de jarenlange samenwerking op een prettige manier afsluiten. Door met elkaar in gesprek te gaan, zijn alle zakelijke vraagstukken ook naar tevredenheid opgelost en konden wij met een goed gevoel elkaar de hand schudden.

Vanuit de verbinding, niet vanuit de regels

Volgens zowel Steven als Elma is het belangrijk dat de Rijksoverheid beseft dat een aanbesteding niet alleen een zakelijke transactie is. Achter leveranciers schuilen mensen en relaties die zeer betrokken waren tijdens een samenwerking. Afscheid nemen van een leverancier moeten daarom we vanuit de verbinding doen en niet vanuit de regels.

Zie ook