Departementen die verantwoordelijk zijn voor een inkoopcategorie hebben de uitvoering daarvan belegd bij hun inkoopcentrum. De categoriemanagers ontwikkelen een rijksbrede visie en daaruit voortvloeiende inkoopstrategieën en toetsen deze met hun stakeholders zoals de klantenraad van de categorie. De diensten onder categoriemanagement die wij namens enkele departementen uitvoeren, variëren per categorie en leveren wij aan de gehele Rijksoverheid.

Categoriemanagement

  • Beleid: we identificeren de rijksbehoefte en passen relevant rijksbeleid toe. We stellen het categorie(jaar)plan inclusief begroting op en stemmen deze af met de categoriehouder. We borgen de bestuurlijke lijnen en governance (zoals eventuele stuurgroep(en) en klantenraad). We toetsen keuzes aan beleid en onderzoeken en realiseren waar mogelijk vraagbundeling en we zorgen voor kwaliteits- en kennisborging;
  • Strategie: we stellen een plan van aanpak op en analyseren spendgegevens. Ook voeren we marktonderzoek uit en stellen de sourcingstrategie op. We informeren en committeren deelnemers en richten een eventuele stuurgroep in;
  • Aanbesteding: we fungeren als (gedelegeerd) opdrachtgever bij aanbestedingen en maken daarbij zoveel mogelijk gebruik van de kennis en capaciteit van het eigen IUC. We stellen binnen de eigen governance structuur het inkoopplan en de aanbestedingsdocumenten vast. We bewaken samen met de inkoopadviseur/projectleider het inkoopproces en informeren doorlopend de deelnemers. We zorgen daarnaast voor de benodigde materiedeskundig­heid en zorgen ervoor dat het beschrijvend document de verplichting bevat aan te sluiten op DigiInkoop en te voldoen aan e-facturen. We leggen daarbij helder uit wat de consequenties hiervan zijn voor de leverancier;
  • Contractperiode: we informeren wanneer nodig de bestuurlijke lijn. We bewaken op hoofdlijnen de prestaties en bewaken het rijksbelang. Wij zijn een escalatiepunt voor categorie contractmanagers, afnemers en dienstverleners. We hebben de regie over besluitvorming betreffende verlengingen en dragen zorg voor de evaluatie/uitfasering.

Categorie contractmanagement

De door de categorie gekozen inkoopstrategieën leiden uiteindelijk tot nieuwe contracten. Dit kunnen rijksbrede en interdepartementale contracten zijn maar soms ook contracten voor een specifiek departement. Afhankelijk van het type contract, aantal deelnemers, marktsituatie en specifieke categorieken­merken kan het categoriecontractmanagement de volgende werkzaamheden uitvoeren:
 

  • Input voor aanbestedingen: we vragen lopende departementale contracten op, analyseren deze en zorgen voor spendgegevens;
  • Input voor nieuwe contracten: we inventariseren gewenste en haalbare KPI’s en borgen dat afspraken, KPI’s, instrumenten en mandaat vastgelegd zijn in de nieuwe contracten;
  • Contractimplementatie en migratie: we nemen het inkoopdossier in ontvangst van het inkoopteam, bewaken de implementatie afspraken, stellen DVA-/NOK-templates op voor deelnemers en coördineren eventuele migraties;
  • Rijksbreed contractbeheer: we leggen contractinformatie vast en houden deze bij in het Rijksinkoopregister. We leveren deelnemers ook de noodzakelijke informatie voor vastlegging van de contractinformatie in DigiInkoop;
  • Communicatie met (contractmanagement van) deelnemers: we maken nieuwe overeenkomsten bekend, zorgen ervoor dat deelnemers op passende wijze geïnformeerd blijven en stellen een contracthandleiding op;
  • Incidentmanagement: we coördineren en (bege)leiden escalaties wanneer sprake is van een categorie of bestuurlijk belang. Dit doen we ook op verzoek van de decentrale contractmanager van de deelnemer;
  • Strategische sturing: we bewaken de naleving van gemaakte strategische keuzes en passen deze eventueel aan;
  • Prestatiebewaking: we zorgen er op categorieniveau voor dat leveranciers gemaakte afspraken zoals leveringen, continuïteit, KPI’s en marktconformiteit nakomen. We voeren periodieke overleggen met leveranciers en voeren audits uit;
  • Managementrapportages: we stellen managementrapportages op voor deelnemers/opdrachtgevers en stellen adviesrapporten over verlenging op voor de opdrachtgever;
  • Decharge en evaluatie: we sluiten bestelmogelijkheden af, informeren de deelnemers hierover en leveren input aan voor de nieuwe aanbesteding (Lessons Learned).