Wij registeren en beheren de informatie over contracten voor auditing, signalering, vragenbeantwoording en contractmanagement. U kunt ook gebruik maken van onze expertise om gemaakte afspraken met leveranciers te bewaken en daar op te sturen.

 Wij zorgen dat u in staat bent afgesloten contracten optimaal te benutten door het systematisch monitoren en sturen op de in de overeenkomst vastgelegde afspraken. Het ene contract is het andere niet. Bij bepaalde contracten zijn contacten met een leverancier nauwelijks nodig. Het contract- management beperkt zich dan tot het corrigerend ingrijpen als dat nodig is (ad hoc regime). Bij andere contracten is intensiever contact wenselijk om deze maximaal te benutten. Dit hangt onder andere af van de aard van de goederen en diensten, de kenmerken van het leveringsproces en de mate waarin de betrokken leverancier gedurende de looptijd de bedrijfsvoering kan helpen ontwikkelen (basis regime en, wat zwaarder, volledig regime). U bepaalt of u zelf de contracten managet, of dat u dat met ons wilt doen.

Werkzaamheden die wij voor u uit kunnen voeren zijn bijvoorbeeld:

  • Contractimplementatie en migratie: we nemen informatie over nieuw afgesloten (raam)overeenkomsten en aanbestedingen vanuit het project in ontvangst. Wij verstrekken relevante informatie aan de juiste contactpersonen in uw organisatie en houden het contractregister bij. Ook signaleren wij de acties die nodig zijn bij de implementatie van contracten en stemmen deze met u af;
  • Prestatiebewaking: wij zorgen ervoor dat leveranciers gemaakte afspraken (zoals leveringen, continuïteit, realiseren KPI’s en marktconformiteit) nakomen. Bovendien voeren we periodieke overleggen met leveranciers;
  • Communicatie en incidenten: we halen en brengen met regelmaat informatie bij en naar leveranciers. Dit kan door periodieke overleggen en het organiseren van bijeenkomsten. We beantwoorden tevens uw vragen over het contract, we signaleren incidenten, escaleren indien nodig en handelen deze af in samenspraak met u en de leverancier;
  • Managementrapportages: we analyseren managementrapportages en zetten indien nodig acties uit ter verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening;
  • Verlenging, decharge en evaluatie: we adviseren u over verlengingen en zetten deze op basis van uw beslissing ook in gang. Zijn er geen verlengingen meer mogelijk? Wij zorgen dan voor afsluiting van eventuele bestelmogelijkheden. We verzamelen samen met u de Lessons Learned voor de nieuwe aanbesteding en het daaruit voorkomende contract;

Heeft u behoefte aan decentraal contractmanagement op categoriecontracten? De volgende werkzaamheden zijn dan mogelijk:

  • Communicatie met categorieën: wij halen en brengen namens u regelmatig informatie bij en naar de categorie. Dit kan door periodieke overleggen met de categorie, het bijwonen van deelnemersbijeenkomsten en het zitting nemen in klantenraden. We houden u op de hoogte van relevante ontwikkelingen. Ook bespreken wij eventuele structurele tekortkomingen van een leverancier met de categoriemanager;
  • Managementrapportages: we analyseren de managementrapportages van de categorie. Daarnaast leveren wij namens u feedback aan de categorie voor het opstellen van adviesrapporten ter bepaling van verlenging;
  • Decharge en evaluatie: we leveren namens u input aan de categorie voor de nieuwe aanbesteding.