Europese aanbestedingen zijn inkooptrajecten waarbij de geraamde opdrachtwaarde hoger is dan de Europese drempelwaarde. Wij adviseren u in het intakegesprek over de best passende procedure. Goed inkopen vereist nauwe samenwerking die start met het gezamenlijke plan van aanpak.

In dit plan nemen we tevens een inschatting van de doorlooptijd op. Uw eigen inzet is hierop van grote invloed. Als expert (materiedeskundige) geeft u aan wat u nodig heeft en wat u wilt inkopen. Wij helpen u daarbij door het stellen van de juiste vragen. Als extra materiedeskundigheid nodig is dan kijken wij samen met u of deze kennis binnen het Rijk of op de markt beschikbaar is. Daarnaast betrekken wij in veel gevallen ook de markt om mee te denken. In deze fase adviseren wij u ook over de te formuleren kritische prestatie indicatoren (KPI’s) en de instrumenten die u kunt inzetten om gedurende de contractperiode de gemaakte afspraken te bewaken. De doorlooptijd van deze fase is vooral afhankelijk van de complexiteit van de vraag, de juiste input uit uw organisatie (of elders) en hoe u deze input intern verzamelt.

Wij bepalen samen de eisen en gunningscriteria

In de voorbereidingsfase bepalen wij samen aan welke eisen en gunningcriteria geschikte aanbieders en de aanbieding moeten voldoen. Dit leggen wij vast in het zogenaamde Beschrijvend Document. Deze stap is afgerond op het moment dat we de aanbesteding voor u publiceren en duurt gemiddeld 1 maand. Na de publicatie kunnen leveranciers vragen stellen. Wij beantwoorden vragen over proces, procedure en (contract-)voorwaarden. Vragen over de inhoud leggen wij aan u voor. Deze zogeheten inschrijvingsfase kent een wettelijk voorgeschreven termijn van ongeveer 1½ maand (na publicatie). Na het verstrijken van deze termijn openen wij de inschrijvingen en start de beoordeling.

Wij beoordelen de procedure documenten en aangeboden prijzen

Vanuit het oogpunt van (wettelijk vereiste) zorgvuldigheid beoordelen wij de procedurele documenten en de aangeboden prijzen. U beoordeelt de inhoud. Wij begeleiden u hierbij in verband met de vereisten over objectiviteit, transparantie en non-discriminatie. Het resultaat van de beoordeling leggen we vast in een proces verbaal van gunning. Na akkoord stellen wij de brieven (afwijzing en voornemen tot gunning) op en verzenden deze naar de inschrijvers. In de brieven is de wettelijke bezwaarperiode van circa 3 weken opgenomen. Na deze periode kunnen we definitief gunnen. In de laatste fase van de aanbesteding volgt onder meer de contractsluiting, publicatie van de gegunde opdracht, de evaluatie en het afronden van het aanbestedingsdossier.

Wij kunnen de rol van procesbegeleider of projectleider vervullen

Voor de begeleiding van een Europese aanbesteding kunnen wij de rol van de procesbegeleider of de rol van projectleider vervullen. In beide gevallen voeren wij de hierboven genoemde activiteiten uit. In de rol van procesbegeleider zijn wij adviserend ten aanzien van het proces en ligt de verantwoordelijkheid voor het managen van de aanbesteding bij u als opdrachtgever. In het tweede geval managen wij ook de aanbesteding en mobiliseren namens en met mandaat van u, de mensen en de middelen in uw organisatie. Naast de hierboven beschreven openbare procedure zijn ook procedures mogelijk zoals de concurrentiegerichte dialoog, de onderhandelingsprocedure of de niet-openbare procedure (procedure met voorselectie). De doorlooptijden voor deze procedures kunnen afwijken van die van de openbare procedure.Wanneer nodig zorgen wij voor juridische ondersteuning en advies, vooral bij complexe en bijzondere inkoopopdrachten en bij uitzonderingssituaties.

Complexe Europese aanbesteding

Een aanbesteding typeren wij als complex wanneer er sprake is van hoge politieke gevoeligheid en een volwassen of vechtersmarkt. Maar ook als er een groot aantal marktpartijen zijn, meerdere deelnemers aan de aanbesteding en meerdere percelen. Of als er behoefte is aan een innovatief product of innovatieve dienst, beperkt mogelijke inzet van uw organisatie, of een combinatie van deze zaken.

Gemiddelde Europese aanbesteding

Een aanbesteding typeren wij als gemiddeld wanneer er sprake is van geen tot weinig politieke gevoeligheid. Ook als zowel u als wij bij de start weinig risico's voorzien gezien de aard van het product of dienst, de te volgen procedure en de markt en dergelijke.

Eenvoudige Europese aanbesteding

Wij typeren een aanbesteding als eenvoudig wanneer er geen sprake is van bovengenoemde factoren en een zeer overzichtelijke procedure.