Door creativiteit, mooie resultaten

Binnen de directie Bedrijfsvoering van het ministerie van Buitenlandse Zaken is de afgelopen jaren een aantal keer gereorganiseerd. Marc Salimans, directeur Directie Bedrijfsvoering en Tanita Nieuwenhuizen, HR Partner, zijn vanuit hun functie nauw betrokken bij deze reorganisaties en de opbouw van de nieuwe organisatie. Door de laatste reorganisatie zijn negen medewerkers van het ministerie uiteindelijk in een verplicht Van Werk Naar Werk (VWNW)-traject terecht gekomen.

‘Het ging hier om archiefmedewerkers die aan fysieke archieven werkten’, vertelt Marc. 'Door vergaande digitalisering van het archief kwam de functie van deze medewerkers te vervallen. Zij werkten vaak al jaren als archiefmedewerker bij ons ministerie. Ook de gemiddelde leeftijd van deze groep ligt hoog. Dit maakt een VWNW-traject niet makkelijker.  ‘De meeste van hen waren al anderhalf jaar vrijwillig VWNW-kandidaat voordat zij in het verplichte VWNW-traject terecht kwamen’, vult Tanita aan. 'Het eerste anderhalf jaar was er niet zo veel beweging bij de kandidaten. Vaak wordt gedacht dat het Rijk als werkgever voor je zorgt. Voor een deel is dit waar, het Rijk heeft zeker verplichtingen naar de kandidaten toe. Maar ook als VWNW-kandidaat heb je bepaalde verplichtingen en ben je zelf verantwoordelijk voor je eigen loopbaan'.

Klein managementteam

‘Ik heb mij persoonlijk gecommitteerd om deze mensen een goede begeleiding te bieden. Doordat wij een klein managementteam hebben, waren wij niet in staat om VWNW-kandidaten intensief te begeleiden naar ander werk. De tijd en vooral de expertise op het vlak van deze vorm van loopbaanbegeleiding ontbrak, en de focus lag op het bouwen aan de nieuwe organisatie’, zegt Marc. ‘Zodoende hebben wij de samenwerking gezocht met Transferium. Samen hebben wij gekeken naar wat nodig was om de kandidaten op de juiste manier te begeleiden. Voor een deel zijn wij meegegaan in het vaste traject van Transferium en daarnaast is een maatwerktraject opgesteld. Dat gaf vertrouwen in een goede samenwerking. Transferium heeft de dagelijkse begeleiding, en daarmee een deel van de  verantwoordelijkheid, van ons overgenomen. Zij ontzorgt, en dat is tijd die uiteindelijk ten goede komt aan je organisatie. Onderling vertrouwen en een goed contact is cruciaal in dit soort trajecten'.

Spannende tijd

‘Ook voor de kandidaten was het een spannende tijd. Kandidaten gaan door een rouwproces heen en moeten ook loskomen van hun werkplek . Vanaf het moment dat de verplichte VWNW-fase inging, zijn de kandidaten daarom overgeplaatst naar Transferium. Daar kregen zij een vaste manager en jobcoaches. Sahar Haj Kasem is de vaste VWNW-manager voor de kandidaten en tegelijkertijd ook ons aanspreekpunt binnen Transferium. Ik vind haar een kei’, zegt Marc.

Dedicated

‘Een toegewijd team voor de VWNW-kandidaten is belangrijk. Zij zijn degenen die helderheid kunnen bieden over wat van een kandidaat verwacht wordt en ook eventuele weerstand kunnen bespreken. Pas daarna kunnen zij aan de slag met coachen en stimuleren’, meent Marc. ‘Het is voor de kandidaten belangrijk dat zij actief blijven in het arbeidsproces. Het Transferium weet ook altijd tijdelijke opdrachten te vinden. Daar zijn ze erg goed in.'

Resultaat

De 9 verplichte VWNW-trajecten die vanaf januari 2016 zijn opgestart onder leiding van Transferium hebben tot heden tot de volgende resultaten geleid: vier VWNW-kandidaten vonden een nieuwe functie binnen BZ, drie kandidaten vonden een functie buiten BZ (bij Nationaal Archief, I&M en BZK) en één medewerker heeft gekozen voor het ondernemerschap via de route van Contractovername. De negende kandidaat is nog actief op zoek, en vervult in de tussentijd tijdelijke klussen buiten BZ'.

Lessons learned

‘Het buiten BZ huisvesten ging niet altijd zonder slag of stoot en heeft wel eens tot emotionele gevoelens bij de VWNW-kandidaten geleid. Zij dachten dat ze niet meer welkom waren in ons pand. Dat is natuurlijk niet aan de orde en zal ik eventuele toekomstige VWNW-kandidaten de volgende keer meegeven:  je bent en blijft altijd welkom. Ook intern hebben wij het nodige geleerd. Verplichte VWNW-kandidaten hebben bij interne (passende) vacatures altijd voorrang. Je bent als werkgever verplicht de kandidaat dergelijke passende functies aan te bieden en dus het gesprek met de kandidaat aan te gaan. Vacaturehouders binnen BZ waren hier vaak nog niet mee bekend, dus dat vergt nogal eens de nodige uitleg, discussie en flexibiliteit. Vaak wordt gedacht dat het bij VWNW-kandidaten gaat om ‘afgeschreven mensen die niet functioneren’, maar dat is absoluut niet zo. Het werk verandert, de organisatie verandert, waardoor werkzaamheden komen te vervallen’, zegt Marc, ‘en als medewerker overkomt je dat en word je gedwongen om van functie te veranderen. Met hulp van de begeleiding door Transferium bieden we deze collega’s naar mijn mening begeleiding op maat, op een respectvolle manier.’

Creatief

‘Door creativiteit en goed overleg hebben we al mooie resultaten bereikt. Maatwerk is daarbij eigenlijk altijd het sleutelwoord. Voor één medewerker is bijvoorbeeld een zesjarige detacheringsovereenkomst tot aan zijn pensioen afgesloten. De kosten delen we met de nieuwe werkgever. Een mooi resultaat, waar iedereen mee is geholpen’.

EC O&P Workflow helpt medewerkers en leidinggevenden op maat bij het veranderen van een functie en bij het vormgeven van hun loopbaan. Tijdelijk of vast, nu of in de toekomst. Vrijwillig, bij (naderend) ontslag of als je functie verdwijnt. Transferium biedt een intensieve Workflow begeleiding aangevuld met VWNW-management voor Van Werk Naar Werk-kandidaten. In 2017 is dit ook onderdeel van EC O&P.

Hoort bij