Veelgestelde vragen inhuur medewerkers met een arbeidsbeperking

De vragen die rijksorganisaties aan ons stellen verbinden we aan onze expertise, ervaring en kwaliteit. Lees hier de veelgestelde vragen de inhuur van medewerkers met een arbeidsbeperking.

Algemene vragen over inhuur van medewerkers met een arbeidsperking

1. De mantel kent 2 percelen. Hoe wordt de splitsing gemaakt tussen perceel 1: wml-schaal (wettelijk minimum loon) en perceel 2: BBRA- of IBBAD-schaal 1 tot en met 18?

Perceel 1 met wml-schaal is van kracht als er werkzaamheden worden verricht binnen volgens een vast programma en met duidelijke instructies, eenvoudig van aard en met een repeterend karakter. Er wordt gewerkt onder direct en raadpleegbaar toezicht. Het werkprogramma en de werkmethodiek zijn duidelijk gedefinieerd.
Perceel 2 met BBRA- of IBBAD-schaal 1 tot en met 18 is van kracht als het takenpakket aansluit bij een deel van een FGR-functie of een combinatie van functie’s (Functiegebouw Rijk).

2. Ben ik verplicht met vaste bureaus te werken bij inhuur van medewerkers met een arbeidsbeperking?

Ja, voor inhuur in de wml-schaal (perceel 1 van de raamovereenkomst) klopt dat. Huurt u in vanaf 1 juli 2017, dan bent u verplicht te werken met de gecontracteerde leveranciers van de betreffende regio. Voor inhuur van medewerkers met een arbeidsbeperking in de BBRA- of IBBAD-schaal 1 tot en met 18 (perceel 2 van de raamovereenkomst) zijn er op 1 juli 2017 mogelijk nog andere raamovereenkomsten specifiek voor het inhuren van deze doelgroep, die al van kracht waren en doorlopen tot na 1 juli 2017. Deze bestaande contracten dienen te worden gerespecteerd, tenzij met de partijen uit die raamovereenkomsten in goed overleg wordt besloten de overeenkomsten niet meer in te zetten voor inhuur van medewerkers met een arbeidsbeperking. Als er geen sprake is van een andere nog lopende raamovereenkomsten, dan moet ook voor de takenpakketten in perceel 2 meteen worden uitgevraagd onder de nu gesloten raamovereenkomsten.

3. Geldt de verplichte inhuur van arbeidsparticipanten voor alle schalen?

Ja, dat wil zeggen: voor de schalen 1 en hoger (perceel 2) lopen er mogelijk nog raamovereenkomsten, zie ook vraag 2. Dit zijn zowel raamovereenkomsten voor uitzendkrachten waaronder ook participanten worden ingehuurd, als specifieke raamovereenkomsten voor de inhuur van medewerkers met een arbeidsbeperking. Deze raamovereenkomsten en inhuurcontracten specifiek voor deze doelgroep dienen volledig te worden uitgediend, tenzij met de partijen uit die raamovereenkomsten in goed overleg wordt besloten de overeenkomsten niet meer uit te nutten voor medewerkers met een arbeidsbeperking.

4. Is het verplicht om altijd via de contracteerde mantelpartijen in te huren?

Ja, tenzij er sprake is van een zogenaamde ‘no bid’-verklaring. Dit betekent dat de partijen aangeven op een uitvraag geen geschikte kandidaten te kunnen leveren. In dat geval bent u vrij om alsnog de markt op te gaan en een inhuuraanvraag conform geldende wet- en regelgeving uit te zetten buiten de mantelpartijen.

5. Kunnen nieuwe aanbieders zich alsnog melden?

Nee, dat wil zeggen. Zij kunnen zich niet meer aanmelden als zelfstandige aanbieder. Wel kunnen zij gaan samenwerken met een van de mantelpartijen via onderaanneming. Het is geheel aan de mantelpartijen of zij hier voor open staan. Daar kan vanuit categoriemanagement of inkoop geen (juridische) rol in opgenomen worden. De mogelijkheid van onderaanneming, ook op een later moment in de raamovereenkomst, is expliciet mogelijk gemaakt omdat hier sprake is van een dynamische markt in ontwikkeling. Het is immers zeer goed mogelijk dat er in de komende jaren interessante partijen ontstaan die, via onderaanneming, mooie matches kunnen leveren.

6. Voor welk soort kandidaten moet ik bij welke mantelpartij zijn?

Bij iedere mantelpartij gaat het uiteraard om kandidaten met een registratie in het doelgroepregister van het UWV. Verder is het uitgangspunt het takenpakket. De mantelpartij kijkt zelf welke kandidaat daar het beste bij past. Vanuit het Rijk kunnen we niet selecteren op doelgroep, want dat werkt discriminatie in de hand. Daarom worden bij inhuurbehoefte altijd alle bureaus voor de betreffende regio gevraagd kandidaten aan te leveren.

7. Moet een aanvraag altijd bij alle bureaus, ook de gespecialiseerde mantelpartijen, worden uitgezet?

Een aanvraag moet altijd worden uitgezet bij alle mantelpartijen die hebben aangegeven in de regio waar de kandidaat te werk gesteld zal worden, te kunnen leveren. Een specialisatie doet daar niet aan af, aangezien het aan de leverancier is te bepalen of hij wel of niet kan leveren. Er is geen leveringsverplichting, dus wanneer een partij niet kan leveren dan zal deze een no bid-verklaring afgeven.

8. Kan ik een medewerker met een arbeidsbeperking voor elke gewenste periode inhuren?

Inhuren kan, binnen de looptijd van deze contracten,voor elke gewenste periode - maar een periode voor minder dan 6 maanden is minder wenselijk gezien het belang van stabiliteit voor de medewerker met een arbeidsbeperking. De mantelovereenkomst gaat uit van een proefperiode van 2 maanden die wordt opgevolgd door een in principe minimale inhuurperiode van 6 maanden. Het is belangrijk om bij het uitvragen van het takenpakket niet alleen de exacte inhuurperiode te vermelden, maar ook de mogelijke verlengingsopties. Die opties brengen geen verplichtingen met zich mee. Zo informeert u de mantelpartijen en kandidaten goed over de opdrachtduur en verwachtingen.

9. Zorgt de mantelpartij er voor dat er een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) wordt aangevraagd voor de medewerker met een arbeidsbeperking?

Ja, daar zorgt de mantelpartij voor en deze beoordeelt of de medewerker met een arbeidsbeperking de VOG digitaal kan aanvragen of dat dit hardcopy wordt gedaan. In de uitvraag kan het beste aangegeven worden welke screeningspunten moeten worden aangehouden en of er verder nog specifieke zaken op de VOG terug moeten komen. De kosten die gemaakt worden voor een VOG maken deel uit van de bureaumarge en mogen niet separaat door de mantelpartij gefactureerd worden.

Vragen over mantelafspraken

10. Als de mantelpartijen voor inhuur van medewerkers met een arbeidsbeperking niet kunnen leveren, kan ik dan naar andere partijen buiten de mantel en hoe lang duurt dat?

Mantelpartijen hebben 5 werkdagen de gelegenheid om te zoeken en kandidaten voor te stellen of een no-bid af te geven. Dit is een termijn van 5x 24 uur, waar in overleg van af kan worden geweken (in verruimende zin). Daarna heeft u de ruimte om vrij de markt op te gaan, er geldt geen leveringsverplichting voor mantelpartijen.

11. Kan ik een medewerker met een arbeidsbeperking die ik nu inhuur, opnieuw via een mantelpartij inhuren? Zo ja, hoe regel ik dat?

Uitgangspunt is dat er voor elke inhuurvraag een mini-competitie (of speedmeet in perceel 2) plaatsvindt. Het kan zijn dat de huidige flexmedewerker hierop wordt aangeboden door één van de gecontracteerde bureaus, maar ook andere kandidaten dingen mee naar de opdracht.

12. Kan de organisatie waar ik nu inhuur en waarvan ik zie dat deze geen mantelpartij is, alsnog onderaannemer worden?

Jazeker, zie hiervoor het antwoord op vraag 5.

13. Wat kan ik doen wanneer ik al een preferente kandidaat op het oog heb?

Dan volgt u het stappenplan. In een raamovereenkomst moeten alle partijen mee kunnen doen aan de mini-competitie. Een preferente kandidaat doet daar niet aan af.

14. Is er met de mantelpartijen nog over de prijs te onderhandelen?

Nee, er is niet te onderhandelen met mantelpartijen over de prijs, maar de verwachting is dat partijen wel lering trekken wanneer zij vanwege hun prijsstelling een opdracht verliezen. De prijs van de bureaumarge mag in de selectie voor 20% meetellen. Hoofdzakelijk wordt dus geselecteerd op kwaliteit (80%).

15. Hoeveel tijd hebben de mantelpartijen om kandidaten voor te dragen?

Ze hebben 5x 24 uur (waar in overleg van kan worden afgeweken in verruimende zin) de tijd om kandidaten aan te leveren of een no-bid af te geven. Zie ook vraag 10.

16. Wat gebeurt er als de mantelpartijen geen of onvoldoende kandidaten kunnen leveren?

In dat geval zullen zij een zogenaamde no-bid-verklaring afgeven. Daarna mag u voor die betreffende uitvraag de markt vrij benaderen - waarbij ook inkoopregels in acht dienen te worden genomen. Een inkoopadviseur kan hierbij vaak ondersteunen.

17. Kunnen inhuuropdrachten tussentijds beëindigd worden?

Voor inhuurcontracten onder de raamovereenkomst voor medewerkers met een arbeidsbeperking geldt een opzegtermijn van één maand tegen de eerstvolgende werkdag.

18. Zijn alle mantelpartijen even duur?

Nee, zie ook vraag 14. De prijs heeft bij deze raamovereenkomsten geen rol gespeeld; wel telt de tariefstelling van de aangeboden kandidaten voor 20% van de bureaumarge mee in de beoordeling bij een mini-competitie. De prijs ligt dus nog niet vast en hierop kan er dus ook onderlinge concurrentie ontstaan - zij het met mate. Het accent blijft liggen op de kwaliteit.

19. Het ministerie van Defensie is alleen deelnemer van perceel 2. Wat gebeurt er met een inhuurbehoefte op wml-niveau (perceel 1) bij dit departement?

Perceel 1 is voor inhuur onder de wml-schaal en de wml-schaal is een bijlage bij het BBRA. Defensie werkt niet met het BBRA en kent geen wml-schaal. Defensie neemt daarom geen deel aan perceel 1. Defensie werkt met IBBAD en de inhuur onder de IBBAD-schalen 1 en hoger zal plaatsvinden onder perceel 2. Het is mogelijk dat een takenpakket dat onder BBRA valt, onder de wml-schaal vergelijkbaar is met een takenpakket dat onder IBBAD valt onder schaal 1. Dit is het gevolg van het feit dat IBBAD geen wml-schaal heeft.

20. Kan ik een ingehuurde medewerker met een arbeidsbeperking tussentijds een contract aanbieden, ongeacht de inhuurperiode?

Ja, met inachtneming van de geldende opzegtermijn van één kalender maand (zie vraag 17). Aan overname zijn geen kosten verbonden.

Vragen over lopende inhuurcontracten

21. Wat kan ik doen als ik de lopende inhuurcontracten wil verlengen na 1 juli 2017?

Dat is afhankelijk van hetgeen is opgenomen in het originele contract en of er sprake is van een reeds lopende raamovereenkomst met de leverancier. In het originele contract opgenomen verlengingsmogelijkheden worden gerespecteerd. Loopt er daarnaast ook nog een andere raamovereenkomst met de betreffende leverancier, dan wordt ook deze raamovereenkomst gerespecteerd (zie ook vraag 2) en kan de opdracht worden verlengd indien dat zo is overeengekomen in de raamovereenkomst. Is er echter geen sprake van een overeengekomen verlenginsoptie of andere raamovereenkomst, dan dient er een nieuwe uitvraag te worden gedaan onder de nu gecontracteerde leveranciers. U kunt dan nog kunnen bemiddelen om een preferente kandidaat over te hevelen naar een nu gegunde leverancier, zodat deze kan meedingen in de mini-competitie bij de uitvraag. Hier kan vanuit inkoop overigens geen juridische druk op worden uitgeoefend, het is niet af te dwingen. (Zie ook stappenplan-sheets).

22. Wat zijn de gevolgen wanneer ik een ingehuurde medewerker in dienst willen nemen?

In dat geval zal de medewerker ‘regulier’ worden opgenomen in de het personeels bestand. Het is dan goed om in overleg met de leverancier te treden over de voorzieningen bij de betreffende medewerker en afspraken te maken wie waar op welke manier voor zorg draagt. Houd er rekening mee dat het arbeidsverleden van de medewerker als externe inhuurkracht meegerekend moet worden bij het bepalen of de medewerker een tijdelijke of vaste aanstelling behoort te krijgen.

23. Moeten ik dan alsnog een fee betalen? Na hoeveel afgenomen uren is het gratis?

Zie ook vraag 20.

24. Ik heb lopende raamovereenkomsten waarbij overeengekomen is dat deze na de looptijd van één jaar stilzwijgend wordt verlengd. Kan dit?

Ja dat kan, met dien verstande dat het op basis van het aanbestedingsrecht niet de bedoeling is om tot in het einde der dagen stilzwijgend te verlengen. Op basis van het aanbestedingsrecht heeft namelijk een raamovereenkomst een looptijd van maximaal 4 jaar.

Vragen over UBR Inhuurdesk

25. Ben ik verplicht gebruik te maken van de UBR Inhuurdesk?

Huidige klanten van de UBR Inhuurdesk (combinatie Personeel en HIS) zijn BZK, Rijkswaterstaat, Financiën, SZW en VWS. Zij zullen ook voor deze raamovereenkomst gebruik gaan maken via de dienstverlening.
Andere diensten kunnen zelf kiezen om wel of niet gebruik te maken van de dienstverlening van de UBR Inhuurdesk.

26. Kan de inhuurdesk ook de (voor-)selectie overnemen?

Ja, dat kan. Van te voren wordt dan afgesproken op welke punten de UBR Inhuurdesk voorselecteert en welke ondersteuning er eventueel nodig is bij het voeren van sollicitatiegesprekken. De uiteindelijke beoordeling blijft een verantwoordelijkheid van de inhurende organisatie.

27. Moeten we altijd administratiekosten aan de inhuurdesk betalen?

Ja, voor huidige klanten van de UBR Inhuurdesk zijn deze kosten hetzelfde als bij inhuur onder andere raamovereenkomsten. Voor nieuwe klanten geldt een tarief van € 135,- per maand per inhuurcontract. Wanneer uit een werving geen geschikte kandidaat komt, worden hier dus geen kosten voor in rekening gebracht. Voor nieuwe klanten gelden er naast de € 135,- per maand per contract eenmalig implementatiekosten.

28. Wat is de rol van onze eigen inkoopafdeling?

Het inhuren van personeel is een vorm van inkopen. Bij de meeste rijksorganisaties is hier dan ook een inkoopafdeling/IUC bij betrokken. Ook wanneer dit verzorgd wordt door de UBR Inhuurdesk is het belangrijk om afstemming met een inkoopadviseur van jouw eigen organisatie te zoeken. Dit om te voorkomen dat er later in het proces (bijvoorbeeld bij facturatie) zaken minder soepel gaan lopen.

29. Wat houdt de dienstverlenging van de UBR Inhuurdesk in naast het werven van extern personeel en het ondersteunen bij de (voor)selectie?

De UBR Inhuurdesk sluit ook inhuurcontracten af voor externe medewerkers en beheert deze. Dat houdt onder andere in dat de UBR Inhuurdesk advies geeft bij mogelijke wijzigingen in de opdracht (zoals verlenging, opzegging, indexatie van het tarief en vervanging) en deze verwerkt. Om te borgen dat deze acties tijdig gebeuren, vervullen we een actieve signalerende rol richting onze opdrachtgevers. Tot slot valt ook het onderhouden van contact met marktpartijen, inkoopexperts binnen de rijksoverheid en Team Inclusief van UBR Personeel tot de dienstverlening zodat u altijd proactief van relevante informatie voorzien wordt.

Vragen over Team Inclusief van UBR Personeel

30. Kan ik bij inhuur gebruik maken van Team Inclusief ?

Ja dat kan. Team Inclusief van UBR Personeel kan ondersteuning bieden bij de werving en selectie en het behoud van medewerkers met een arbeidsbeperking.

31. Als mijn organisatie geen gebruik wenst te maken van de inhuurdesk, kan ik dan ook gebruik maken van Team Inclusief?

Ja dat kan. Ook bij inhuur via de eigen inkoopafdeling van een bedrijfsonderdeel kan Team Inclusief ondersteunen. Team Inclusief verzorgt centraal de Q&A inkoop. En indien gewenst kan Team Inclusief gehele proces ondersteunen.

Vragen over de inhuur van medewerkers met een arbeidsbeperking

32. Kan ik een medewerker met een arbeidsbeperking ook voor meer of minder dan de genoemde 25,5 uur inhuren?

Ja dat kan. Voor de banenafspraak heeft één baan een omvang van 25,5 uur per week. Tel alle uren die er per jaar worden gewerkt door medewerkers met een arbeidsbeperking die vallen binnen de doelgroep banenafspraak bij elkaar op, om te weten hoe ver u bent met het aantal banen dat voor uw onderdeel is afgesproken.

33. Zijn de administratieve procedures voor medewerkers met een arbeidsbeperking die ingehuurd worden, gelijk aan de procedures die gelden voor reguliere uitzendkrachten?

Ja dat zijn ze. Denk hierbij aan een VOG, een geheimhoudingsverklaring en bijvoorbeeld de urenbriefjes die ingevuld moeten worden en die met hulp van een jobcoach of collega/manager ingevuld kunnen worden. 

34. Ontvang ik cv's van de kandidaten?

Nee, de mantelpartijen verstrekken voorstelbladen in plaats van cv's. In een voorstelblad staan voor zover relevant

  • de capaciteiten omschreven,
  • de belastbaarheid en de bekwaamheden,
  • de kwaliteiten en vaardigheden,
  • opleiding en werkervaring,
  • een overzicht van voorzieningen en
  • het tarief.

35. Hoe gaat de selectie van een medewerkers met een arbeidsbeperking die wordt voorgesteld in zijn werk?

Als er kandidaten naar uw oordeel voldoende passen bij de taken die u beschikbaar hebt, nodigt u hen uit. U voert gesprekken met de medewerkers met een arbeidsbeperking en daar zijn altijd een jobcoach en/of vertegenwoordiger van de mantelpartij bij aanwezig. U gaat na of u de medewerkers met een arbeidsbeperking geschikt vindt en kijkt daarbij ook naar de prijs/kwaliteit verhouding. NB de prijs mag maar voor 20% meetellen in uw afweging. Ga voor kwaliteit!

36. Voer ik altijd een selectiegesprek met een kandidaat?

Daar kan je in perceel 2 van afwijken. Met kandidaten in de wml-schaal voert u wel dit selectiegesprek.
Afgesproken is dat voor kandidaten uit perceel 2 in plaats van gesprekken ook zogenaamde speedmeets georganiseerd kunnen worden. De kandidaat presenteert daarin zichzelf en vertelt over de eigen capaciteit en mogelijkheden. Als er een klik is, wordt daarna onderzocht welke werkzaamheden het beste aansluiten op de kandidaat. Dit is ten opzichte van reguliere inhuur precies andersom in volgorde.

37. Waarom zijn speedmeets niet in te zetten bij kandidaten uit perceel 1?

Kandidaten die vallen onder perceel 1 zijn minder toegerust zichzelf op deze wijze te presenteren.

38. Klopt het dat er bij een selectiegesprek een jobcoach aanwezig is?

Ja die zal er in de meeste gevallen bij aanwezig zijn, zie ook vraag en antwoord 38.

39. Is het salaris van de ingehuurde medewerker met een arbeidsbeperking altijd gebaseerd op de wml-schaal?

Ja, er is sprake van de wml-schaal als er werkzaamheden worden verricht volgens een vast programma en met duidelijke instructies, eenvoudig van aard en met een repeterend karakter. Er wordt gewerkt onder direct en raadpleegbaar toezicht. Het werkprogramma en de werkmethodiek zijn duidelijk gedefinieerd (perceel 1).
Nee,  BBRA- of IBBAD-schaal 1 tot en met 18 is van kracht als het takenpakket aansluit bij een deel van een FGR-functie of een combinatie van functie’s (Functiegebouw Rijk) (perceel 2).

40. Ben ik er als inhuurder van een medewerker met een arbeidsbeperking verantwoordelijk dat alle nodige voorzieningen aanwezig zijn?

Nee, het is mogelijk, maar niet verplicht, om in de uitvraag ook het verzorgen van de voorzieningen uit te vragen. Alle bureaus hebben aangegeven dit te kunnen leveren. Het zwaarste accent zal daarbij liggen op het leveren van een jobcoach. Evident basale voorzieningen als bijvoorbeeld een invalidetoilet of gladde vloerbedekking voor een rolstoel moeten sowieso worden verzorgd door de inlener. Per in te huren medewerker met een arbeidsbeperking wordt afgesproken wie voor welke voorzieningen zorgt. Wanneer in de uitvraag niet ook de voorzieningen mee worden uitgevraagd, is de inlener van de medewerker met een arbeidsbeperking verantwoordelijk om hier zorg voor te dragen.

Hoort bij