Naar één rijksbrede tooling voor Werving en Selectie (WenS)

Een vitale overheid zorgt voor duurzame inzetbaarheid van haar medewerkers, medewerkers die ‘fit voor de job’ zijn. Vanaf de werving en selectie tot en met ontwikkeling, opleiding en mobiliteit. Om dit te ondersteunen is een toekomstbestendige informatievoorziening en tooling nodig. Een van de projecten die hieraan moeten bijdragen is de Werving en Selectie Tooling (WenS), onderdeel van het rijksbrede Programma IV-Transities van EC O&P.

Met instemming van de Groepsondernemingsraad Rijk (GOR) is op 11 juli jl. de Europese aanbesteding voor een nieuwe rijksbrede Werving en Selectie Tooling op TenderNed gepubliceerd.

Vijf vragen aan… de projectleiders Gert Martijn Kwak (EC O&P), Mano Radema (rijksbreed) en Paul Berkhuijzen (P-Direkt).

Waarom WenS?

Mano: ‘Doel is het aanschaffen en gebruiken van één rijksbrede toekomstbestendige tooling voor werving en selectie, waar nu rijksbreed verschillende losstaande, soms zelfgemaakte maatwerksystemen voor bestaan. Daarmee willen we bijdragen aan een slagvaardige en kostenbewuste Rijksdienstverlening. In het project WenS werken momenteel de vijf P&O Shared Service Organisaties (SSO’s) samen die nu elk ook hun eigen systeem voor werving en selectie hebben: EC O&P/ P-Direkt (als gebruiker en exploitant/beheerder), Defensie, Belastingdienst, Rijkswaterstaat (RWS) en Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI).’

Wat is je rol in dit project?

Gert Martijn: ‘Namens EC O&P zit ik met mijn collega’s als SSO aan de projectteamtafel. Aan deze tafel behartigen wij in afstemming met het management van EC O&P tevens onze belangen en positie als exploitant/beheerder. Richting onze gebruikers en klanten vervullen wij een belangrijke rol als beheerder. Daarbij werken wij vanuit ons strategisch partnership nauw samen met P-Direkt.’

Paul: ‘Als vertegenwoordiger van P-Direkt zorg ik er samen met mijn achterban en in nauwe samenwerking met onze applicatiearchitect voor dat de rol van P-Direkt goed wordt ingevuld. In elk geval voor wat betreft de implementatie en het beheer van de beoogde rijksbrede werving- en selectietool.’

Mano: ‘Aanvullend op de rollen van mijn collega-projectleiders is mijn taak vooral om de samenwerking tussen alle betrokken partijen te faciliteren en de bestuurlijke besluitvorming te organiseren. Allemaal met als doel het leven van HR-afdelingen en vacaturehouders, recruiters, jobsearchers, kandidaten en sollicitanten makkelijker te maken. Dat doen we door één geïntegreerd en gebruikersvriendelijk werving- en selectiesysteem aan te schaffen en te implementeren. De nieuwe tooling moet ervoor zorgen dat er rijksbreed realtime HR-informatie ontstaat over behoeftestellingen, kandidaten en vacatures, zodat iedereen ‘fit voor de job’ is.’

Bloemrijke samenwerking tussen Gert Martijn Kwak, Mano Radema en Paul Berkhuijzen leidt Werving en Selectie Tooling naar realisatie

Bloemrijke samenwerking tussen Gert Martijn Kwak, Mano Radema en Paul Berkhuijzen leidt Werving en Selectie Tooling naar realisatie

Wat gaan de klanten/gebruikers van WenS merken?

Gert-Martijn: ‘Op termijn wordt het huidige klantenbestand overgezet naar het nieuwe werving- en selectiesysteem. Daarnaast gaan we vanuit EC O&P straks onze dienstverlening op het gebied van exploitatie en beheer dus verruimen richting de vier HR SSO’s; deze dienstverlening  kan verder groeien als nieuwe klanten zich aansluiten. Verder zijn er sterke raakvlakken met andere rijksbrede projecten van EC O&P, zoals het Carrière Sites Overheid platform - net als WenS onderdeel van het Programma IV Transities - dat in de toekomst zal worden vernieuwd.

Paul: ‘Nadat het nieuwe systeem is geïmplementeerd bij de SSO’s, gaat P-Direkt een deel van de beheeractiviteiten uitvoeren. Dat krijgt mogelijk een iets andere invulling dan in het verleden het geval was. Dit heeft te maken met de keuze en inrichting van het nieuwe werving- en selectiesysteem.’

Wat gaan de collega’s binnen EC O&P en P-Direkt van WenS merken?

Mano: ‘De huidige werving- en selectiewerkzaamheden zullen met de komst van een nieuw, rijksbreed systeem veranderen en in elk geval intensiveren. Zo worden de huidige klanten op termijn overgezet naar het nieuwe systeem. Daarnaast gaan we onze dienstverlening op het gebied van exploitatie en beheer verruimen naar nu de overige vier rijksbrede HR SSO’s; en dit kan gaan groeien als meer klanten in de toekomst kunnen aansluiten.’

Gert Martijn: ‘Het project raakt ook nog eens vele processen en andere projecten binnen EC O&P. Er zal dus veel informatie-uitwisseling plaatsvinden; communicatie wordt steeds belangrijker. Werving en selectie is de vacaturemotor voor arbeidsmarktcommunicatie, van instroom, doorstroom en uitstroom, en dus ook van mobiliteit. Connexys wordt vervangen door de nieuwe WenS-oplossing, daarmee ook een groot deel van het huidige CSO-platform (TICC). Verder worden ook Digi-Inhuur, In Beeld en dus HR Informatie Systemen (HRIS), de financiële systemen (Exact) en P-Direkt zelf geraakt. Het functioneel beheer bij EC O&P ondergaat dan ook de nodige veranderingen.’

Paul: ‘Veranderingen in het functioneel beheer bij EC O&P hebben vanuit het strategisch partnership tussen EC O&P ook gevolgen voor P-Direkt. In de toekomst wordt (een deel van) het functioneel beheer door P-Direkt ingevuld. De komende periode wordt verder nagedacht op welke wijze dat wordt ingevuld.’ 

Waar staan we nu met het project?

Gert Martijn: ‘De fase van aanbesteding begint in de zomer, met de marktpublicatie. We zijn nu druk bezig met de voorbereidingen van de publicatie en straks met de beoordeling van de inschrijvingen. Ook het toekomstig beheer vergt nu al veel aandacht.’

Paul: ‘We werken nu inderdaad aan een plan van aanpak voor de inrichting van het beheer en het uitwerken van de processen. P-Direkt zorgt er straks ook voor dat de koppelingen van het werving- en selectiesysteem naar de aanpalende systemen van de SSO’s op de juiste wijze plaatsvindt.’

Mano: ‘Er komt nog een officiële samenwerkingsovereenkomst tussen de vijf betrokken SSO’s. Rijksbreed zorgen we er verder voor dat alles aan de regels voldoet. Denk aan privacy, beveiliging, de Rijksondernemingsraad, het informatiebeleid. Dan snel publiceren in de zomer zoals Gert-Martijn al aangaf. En er samen met de gebruikers voor zorgen dat we een goed systeem neerzetten, zodat zij goed kunnen werken. Definitieve gunning van het nieuwe systeem is voorzien eind dit jaar, start eerste implementatie februari 2018.’

Wanneer ben je tevreden? Waar lig je wakker van?

Gert Martijn: ‘Mooie vragen… Ik ben tevreden als mijn achterban (de EC O&P-organisatie) tevreden is met al het goede werk dat we samen intern en met de SSO’s verzetten. En als we straks in onze dienstverlening een mooie nieuwe WenS-oplossing kunnen bieden met tevreden gebruikers en klanten. Ik lig wel eens wakker van de vele verschillende vormen en overleggen die er in een complexe samenwerking zijn, of we dan wel allemaal dezelfde taal blijven spreken. Dit rijksbrede project vraagt heel veel afstemming en dan is het zo belangrijk om voorwaarts te kunnen gaan.’

Paul: ‘Om daar te komen moeten we samen met EC O&P werk steken in het beheergereed krijgen van onze organisaties. Dat gaat natuurlijk lukken met alle betrokkenheid, vertrouwen en inzet van de specialisten. Ik ben tevreden als er straks een mooie samenwerking is gesmeed tussen EC O&P en P-Direkt, waarin de verdeling van beheeractiviteiten goed is afgestemd en ingericht. Dat geldt ook voor de technische aspecten van het nieuwe systeem, zoals bijvoorbeeld het inrichten en beheren van systeemkoppelingen met de betrokken SSO’s.’

Mano: ‘Ik ben tevreden als gebruikers zoals HR-afdelingen en vacaturehouders, en jobsearchers, recruiters en mobiliteitsadviseurs dit ook zijn. Soms lig ik wakker van de manier het Rijk zichzelf heeft georganiseerd of eigenlijk niet heeft georganiseerd. Gelukkig zorgen het Aanbodplatform Mobiliteit Rijk (AMR) en Centraal Aanbieders Overleg P&O Rijk (CAO) voor de juiste kaders en uitgangspunten en hebben de werkgroepleden van het project de leiding; zij zijn de succesfactor van de samenwerking.

De Groepsondernemingsraad Rijk (GOR) heeft op 3 juli jl. ingestemd met het verzoek voor de aanschaf van een rijksbrede werving- en selectietool. Hiermee is de weg vrij om de aanbesteding deze zomer te publiceren en rijksbrede uitrol te starten vanaf 2018. EC O&P wordt de beheerder van het systeem voor het Rijk. Dit is een mijlpaal in de dienstverlening van EC O&P. Punt van aandacht voor de GOR was met name de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die op 25 mei 2018 ingaat. De AVG komt in de plaats van de Wet bescherming persoonsgegevens en zorgt onder meer voor een versterking en uitbreiding van privacyrechten en meer verantwoordelijkheden voor organisaties. Bij de keuze, de inrichting en het gebruik van de nieuwe werving- en selectietool wordt hiermee expliciet rekening gehouden’.

Werving en Selectie Tooling (WenS) is een rijksbrede voorziening ter ondersteuning van het gehele werving- en selectieproces. EC O&P treedt op als regievoerder en werkt mee om de werving- en selectietool in te richten bij de vijf shared service organisaties (SSO’s) van het Rijk. De rijksbrede werving- en selectietool leidt tot meer inzicht in de effectiviteit van (rijksbrede) wervingscampagnes en biedt voordelen bij het genereren van  managementinformatie, hergebruik van sollicitatiegegevens en transparantie op de interne arbeidsmarkt. Voor sollicitanten is, met de inrichting van een rijksbrede oplossing voor werving en selectie, het solliciteren binnen het Rijk eenduidig. Daarnaast draagt de rijksbrede Werving en Selectie Tooling ook bij in het behouden en verstevigen van de arbeidsmarktpositie van de Rijksoverheid.

Het project maakt deel uit van het programma Informatievoorziening (IV)-Transities van EC O&P, waarin alle innovaties op het gebied van informatievoorziening zijn gebundeld. Voor meer informatie over WenS en het Programma Informatievoorziening-Transities, kijk op de pagina over programma Informatievoorziening.