Een koffiebekertje vol nietjes

De scanstraat van het programma Stukken Beter van het Ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) in Zutphen is in bedrijf. Dat is om meerdere redenen goed nieuws. Niet alleen helpt de scanstraat het ministerie bij het wegwerken van kilometers achterstallig archief, ook biedt het een fijne werkplek voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Ze zijn er aan de slag via Binnenwerk, het onderdeel van Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk (UBR), het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) waar mensen in teams werken van 10 à 15 personen die onder de Participatiewet en Banenafspraak vallen.

papier

Op de vraag hoe het werk in de scanstraat bevalt, zegt Mark: “Perfect. Ik heb 10 jaar niet gewerkt en zag er best tegenop om weer te beginnen. Ook al wilde ik het graag. Het is mij 100% meegevallen.” Zijn collega Benjamin: “Ik zat 6,5 jaar thuis en vind het een verademing om hier te werken. Financieel gezien is het fijn natuurlijk. Maar ook omdat het mij weer structuur en rust geeft. Het is goed voor mijn zelfvertrouwen.” Het team is nu bezig met het opschonen van dossiers van de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND), zodat ze die later kunnen scannen. “We hebben al aardig wat dossiers weggewerkt. Ik denk inmiddels zo’n 300 meter,” zegt Petra. Ook zij vindt het mooi werk om te doen. Alleen is het “jammer dat we nu alleen nog maar opschonen, want dat maakt het wat eentonig.” Straks gaan de medewerkers van de Stukken Beter scanstraat het hele proces doen: van het opschonen van de binnengekomen dossiers tot het scannen en controleren van de gemaakte scans. Zodat die daarna het centraal digitaal depot in kunnen.

Archiefachterstanden wegwerken

Het programma Stukken Beter werkt aan het duurzaam bewaren, vinden en delen van informatie binnen het Ministerie van JenV. Een belangrijk onderdeel van het programma is het wegwerken van de papieren archiefvoorraad. Binnen het hele ministerie moet in totaal meer dan 160 kilometer papieren dossiers gearchiveerd worden. “We digitaliseren deze dossiers en brengen ze onder in het e-depot, het Centraal Digitaal Depot van de Justitiële Informatiedienst (JUSTID). Uiteindelijk brengen we ze over naar het e-depot van het Nationaal Archief,” zegt Guiny Kustner, programmamanager Stukken Beter. Om deze dossiers digitaal te kunnen opslaan worden ze gescand. Dat gebeurt in de Stukken Beter scanstraat, die is gehuisvest bij de JUSTID in Zutphen. Esther Dijkink, coördinator Digitaliseringsdienst van JUSTID: “We hebben er de ruimte voor, een goed toegankelijk gebouw en alle benodigde expertise voor het digitaliseren van dossiers. Dat doen wij met onze Digitaliseringsdienst al jarenlang voor verschillende onderdelen van Justitie. Dezelfde kwaliteit garanderen we voor de scanstraat van Stukken Beter.” De taakverdeling voor de Stukken Beter scanstraat is als volgt: JUSTID huisvest de scanstraat en is verantwoordelijk voor de kwaliteit ervan. De medewerkers van de Stukken Beter scanstraat zijn in dienst bij Binnenwerk van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en het programma Stukken Beter zorgt voor de aanvoer van te digitaliseren dossiers vanuit het hele ministerie.

Nietjes

Het opschonen van dossiers mag misschien eentonig werk lijken maar dat is het zeker niet, zegt Jolanda: “Hoe beter je het opschoont, hoe makkelijker je het straks scant. Bovendien is elk dossier anders. Sommige hebben foto’s, andere honderdduizend nietjes.” Haar collega Liesbeth vult aan: “Er zit altijd wel iets in dat anders is dan anders. Sommige dossiers bestaan uit maar 1 velletje. Maar vaak zijn het dikke dossiers.” Ze is blij met het werk: “Ik zat 12 jaar in de bijstand. Dankzij deze baan ben ik daaruit.” Alleen die nietjes, kan daar niet wat aan gedaan worden?’ vraagt ze met een knipoog. Sommige mensen binnen het ministerie gebruiken de nietmachine kennelijk heel graag. Die nietjes moeten eruit. Anders kan je het dossier niet scannen. Mark verzamelde eens alle nietjes die hij uit dossiers verwijderde: na een week had hij driekwart koffiebekertje vol. Jolanda: “Als ik thuis een nietje zie, dan grijp ik meteen naar de ontnieter. Die reflex zit er al in.”

Meer dossiers graag

Henk ten Harve is teamleider van de Stukken Beter scanstraat. Hij selecteerde samen met Esther de medewerkers van de scanstraat en zorgde ervoor dat er een gemengd gezelschap aan het werk ging, dat elkaar goed aanvult. Mede daarom is de sfeer zo goed, zeggen ze. Mark: “We letten een beetje op elkaar en we hebben veel plezier samen.” Jolanda: “Ik vind het heel belangrijk dat ik hier mezelf kan zijn. Dat geldt voor iedereen hier.” Op dit moment werken ze in de scanstraat achterstanden in het archief van de IND weg. Volgend jaar verwachten ze de eerste dossiers van screeningsautoriteit Justis. Het team hoopt op meer aanvoer, want er is ruimte voor uitbreiding. Er werken op dit moment 12 mensen in de scanstraat die tussen de 16 en 32 uur per week werken. Als het aantal te scannen dossiers toeneemt, dan kan het team groeien naar 20 medewerkers. Henk ten Harve: “Ze zijn er helemaal klaar voor. Het is een leuke groep, een gemêleerd gezelschap dat graag voor verschillende klanten aan de slag wil.”

Over Binnenwerk

Een baan vinden is geen vanzelfsprekendheid als je een psychische of fysieke arbeidsbeperking hebt. De Participatiewet en de Banenafspraak richten zich op deze groep mensen. Het Rijk wil een inclusieve werkgever zijn, hoe realiseert het Rijk deze banen? En hoe zorg je ervoor dat mensen hun werk behouden en zichzelf ontwikkelen? Binnenwerk helpt daarbij. Sinds het begin in 2016 heeft Binnenwerk al bijna 300 mensen aan een baan geholpen bij opdrachtgevers binnen het Rijk. Denk aan toetsenbordreinigers, gebouwassistentie, autowassers, medewerkers bij Staatsbosbeheer en de medewerkers van de scanstraat.
Meer weten over Binnenwerk? Kijk op www.ubrijk.nl/binnenwerk

Om privacyredenen zijn de medewerkers van de scanstraat alleen met hun voornaam genoemd.