Aanbesteden op 3 A4

Tientallen pagina’s voor een Europese aanbesteding. Grote documenten met veel bijlagen. En om juridisch gedoe te voorkomen schrijven wij nog meer op. Wordt het inkopen beter van die enorme hoeveelheden tekst?

Europees aanbesteden op 3 A4 klinkt bijna onmogelijk

De HIS is de uitdaging aangegaan en startte een experiment. Op maximaal 3 A4 beschrijf  je de belangrijkste elementen van de aanbesteding:

  • wat voor organisatie ben je?
  • wat wil je hebben?
  • wat vind je belangrijk en hoe belangrijk vind je dat?
  • wat ben je bereid te betalen?

Deze informatie sturen wij naar de leverancier met de vraag of zij een offerte willen indienen. Daarna beoordelen wij de offertes zoals het hoort: objectief, transparant  en non-discriminatoir.

In dit experiment kijken mensen mee die observeren of wij het keuze proces zorgvuldig doorlopen. Een van die mensen is een vertegenwoordiger van een brancheorganisatie van de branche waar de aanbesteding betrekking op heeft.  

Wij hebben al meerdere mooie voorbeelden

Inkoopadviseur bij de HIS Ralf Koops voerde een aanbesteding uit die perfect in het plaatje van 3A4 paste. De overheid heeft namelijk te maken met enkele maatschappelijke uitdagingen. Via een aanbesteding vroegen wij startups om hiervoor met een innovatieve oplossing te komen. De meeste startups zijn nog niet goed bekend met aanbestedingsprocedures en alles wat erbij komt kijken. Door de belangrijkste zaken van de aanbesteding bondig op 3A4 te omschrijven maakten wij het aanbestedingsproces simpeler en toegankelijker voor startups en opdrachtgevers. Zonder dat de kwaliteit omlaag ging. Bijzonder aan deze aanbesteding: de opdrachtgever kan van de StartUps ook een `StartDoor’ maken zonder opnieuw te hoeven aan te besteden.

Meer informatie over deze aanbesteding vind je hier.

"De pilot aanbesteden op 3A4 was een experiment om eens te kijken of het ook anders kan"
Aldus inkoopadviseur HIS Sarah Rose die via een aanbesteding op zoek ging naar een dienstverlener om zoveel mogelijk medewerkers van rijksgebouw de Resident met plezier te laten sporten. En dat op een manier die bij hen past. Door de pilot 3A4 wilde de HIS de inschrijflast voor ondernemers beperken. Een aanbesteding op 3 A4 betekent dat het compact is beschreven en dat ondernemers daar over het algemeen goed mee uit de voeten kunnen. Je verlaagt daarmee voor het MKB de drempel om aan te besteden. Bijzonder aan deze aanbesteding: ook de brancheorganisatie was betrokken bij de opzet van de aanbesteding.

Andere mooie voorbeelden op 3A4

Wij zochten via een aanbesteding op 3A4 dienstverleners voor:

  • Rijksbrede BHV-app
  • het ontwikkelen van E-learning en het aanbieden van een online leeromgeving
  • onderzoek naar effectieve (gedrags)interventies om gebruik van het individueel leer- en ontwikkelbudget te bevorderen