Eerstelijns Functioneel Beheer Primaire inkoopapplicaties

Wij leveren uitvoerende functioneel beheertaken voor jouw organsiatie en ter ondersteuning van de aansluiting van jouw leveranciers.

Op hoofdlijnen zijn dat de volgende werkzaamheden:

  • Gebruikersondersteuning, waaronder het beantwoorden van functionele vragen, het (laten) oplossen van incidenten en communiceren bij verstoringen (EPV, Digipoort). Wij beoordelen ook wensen, behoeftes en serviceverzoeken en zetten deze door. Daarnaast registreren wij meldingen, informeren gebruikers via nieuwsbrieven en rijksportaal en leiden wij gebruikers op;
  • Beheer bedrijfsinformatie, waaronder het aanmaken, wijzigen, koppelen of beëindigen van bedrijfsgegevens zoals locaties, afdelingen, personen en functies. Wij maken ook gebruikersaccounts aan en herstellen wachtwoorden;
  • Leveranciersondersteuning, waaronder het beantwoorden van functionele vragen over het leveranciersportaal (niet zijnde e-facturatie vragen) en wij adviseren over de inrichting van het leveranciersportaal;
  • Advies en implementatie bij ingebruikname van de inkoopapplicatie: wij zijn het eerste aanspreekpunt, ondersteunen gebruikers en wij geven op verzoek presentaties over de mogelijkheden;
  • Toetsen en testen, zoals deelname aan het Logius releaseoverleg en coördinatie van de gebruikersacceptatietest. Wij ondersteunen de testgroep bij gebruikersacceptatietest en testen de financiële systemen in de keten. Ook maken en onderhouden wij testscripts voor catalogus, niet-catalogus en inhuur;
  • Regievoering en monitoring, waaronder het testen van functioneel beheer functionaliteiten (inclusief opstellen en rapporteren bevindingen), batchplanning controle en open interface controle . Wij bewaken/controleren het resultaat van de verbeteracties en monitoren geblokkeerde en afgewezen facturen.

De wijze waarop wij werkzaamheden uitvoeren leggen wij vast in het Dossier Afspraken en Procedures (DAP).

Daarnaast kunnen wij ook

  • adviseren over het koppelen van nieuwe systemen met de inkoopapplicatie.
  • catalogi in de inkoopapplicatie inrichten en punch-out van overeenkomsten (verrekening afhankelijk van opdrachtgever).
  • mogelijkheden van het gebruik van catalogi of punch-out met categorie-/contractmanager en leveranciers bespreken.
  • adviseren over de inrichting van de inkoopapplicatiebij reorganisatieprocessen (incl. conversietrajecten).
  • processen en organisatie inrichten om tot een eenmalige verbeterslag rondom de inkoopapplicatie te komen (op klantverzoek).

Wij brengen maatwerk in rekening op basis van een strippenkaart-principe, waarbij bij elk verzoek 4 uur in rekening wordt gebracht t.b.v. een (impact)analyse.