Meebouwen aan een efficiëntere Belastingdienst

Menno Verleije is projectmanager bij I-Interim Rijk en deed het afgelopen jaar een mooie opdracht bij de Belastingdienst. Samen met een team werkte hij aan het realiseren van een risicotool waarmee het aangifteproces voor de burger significant wordt verbeterd en veel interne besparingen worden gerealiseerd. We spraken Menno samen met André Tellier, Menno van Soest en Daniëlle Somers, zijn samenwerkingspartners binnen de Belastingdienst, over dit bijzondere traject.

Om te beginnen: wat is de achtergrond van dit project?

Menno Verleije legt uit: ‘Het is begonnen met de Investeringsagenda bij de Belastingdienst. De Investeringsagenda is een programma om de manier van werken van de Belastingdienst te verbeteren. Het gaat dan bijvoorbeeld om dienstverlening aan burgers en bedrijven en de werking van ICT-systemen. Tussentijds informeerde de –toenmalig- staatsecretaris Eric Wiebes de Tweede Kamer over het verloop van het programma en kondigde hij een aantal aanpassingen aan om het lopende programma te verbeteren: de zogenoemde herijking van de Investeringsagenda. Hierbij werd aan de directies binnen de Belastingdienst gevraagd om verbetertrajecten voor te stellen. De risicotool was één van de ideeën die we ook daadwerkelijk zouden gaan realiseren. Daarvoor hebben we een project ingericht en zijn we ermee aan de slag gegaan.’

v.l.n.r.: André Tellier, Menno Verleije, Daniëlle Somers en Menno van Soest

Wat hield het project precies in?

Het project werd  getrokken vanuit de keten Bezwaar, Beroep en Klachten bij de Belastingdienst. Menno van Soest is Ketenmanager en vertelt: ‘Om de situatie kort te schetsen: wanneer je voorheen online belastingaangifte had gedaan en op een later moment nog iets wilde wijzigen, kon dat alleen door bezwaar in te dienen op je gedane aangifte. Dan ging er een proces in werking waarbij je als klant niet alleen lang moest wachten, maar waar ook bij de Belastingdienst veel mensen mee aan de slag moesten. Dat kon slimmer, vonden wij. Daarom hebben we met dit project een mogelijkheid gerealiseerd om de door belastingplichtigen doorgegeven wijzigingen op de aangifte, in de vorm van een verbeterde aangifte, efficiënter te verwerken. Het feit dat er nu geen mensenwerk meer aan te pas komt, zorgt ervoor dat we op een andere manier moeten nagaan of de aangiftes en wijzigingen correct zijn. Het systeem dat we daarvoor gebruiken, noemen we de risicotool.’

Wat levert dit project op?

Als interne projectleider was André Tellier vanaf de start betrokken bij het traject en zodoende weet hij van de hoed en de rand. Zijn mantra: de klanten de aandacht geven die ze verdienen. André: ‘Als ik je vertel dat we een paar jaar geleden zo’n 300.000 bezwaren inkomstenbelasting binnenkregen, waarvan er 200.000 verbeterde aangiftes waren, dan heb je een idee van de omvang. We zijn begonnen met de wijzigingen die door burgers via “Mijn Belastingdienst” worden ingediend. Dat heb ik geleid tot de implementatie. Daarna is Menno Verleije erbij gekomen vanuit I-Interim Rijk om het project vanaf dat punt op te pakken.’ Een belangrijk deel van het project lag bij het datateam van Daniëlle Somers, zij bouwden een deel van de tool. Daniëlle: ‘Door slim te automatiseren kun je een hoop winst behalen. De tool die we hebben gebouwd zorgt dat iedereen sneller duidelijkheid heeft in het aangifteproces: zowel de Belastingdienst als de klant. Het kan soms wel maanden schelen. Kortom: een mooi voorbeeld van hoe automatisering direct bijdraagt aan een beter Nederland.’

"Dit is een mooi voorbeeld van hoe automatisering direct bijdraagt aan een beter Nederland"

Hoe verliep de samenwerking?

Menno Verleije: ‘Voor mij was de Belastingdienst een compleet nieuwe omgeving, waar ik soms best aan moest wennen. Maar door de fantastische hulp en samenwerking van iedereen was ik snel up to speed en hebben we het project ook binnen afzienbare tijd succesvol afgerond. Nu we er hier weer over praten, realiseer ik me opnieuw hoe bijzonder die samenwerking was.’ Ook vanuit de Belastingdienst is er louter positiviteit over de samenwerking. Menno van Soest: ‘De Belastingdienst heeft de specifieke competenties die I-Interim Rijk aanbiedt niet in overvloed. Vanuit I-Interim Rijk kon Menno als relatieve buitenstaander met een frisse en kritische blik aan de slag. Dat heeft denk ik ook enorm geholpen om zaken voor elkaar te krijgen. En het feit dat Menno zijn opgedane kennis weer elders binnen het Rijk kan inzetten is natuurlijk een prachtige bonus!’