KOOP piekt met spoedpublicaties tijdens coronacrisis

Als uitgever van de Staatscourant en alle publicatiebladen van de gemeenten, waterschappen, provincies en gemeenschappelijke regelingen (waaronder ook de veiligheidsregio’s) heeft het Kennis- en Exploitatiecentrum voor Officiële Overheidspublicaties (KOOP) van UBR de taak om alle informatie zoals wet- en regelgeving, parlementaire stukken, vergunningen en internationale verdragen voor alle overheidsorganisaties in Nederland rechtsmatig te publiceren. Een belangrijke taak. Zeker ook in tijden van een crisis, zoals nu de coronacrisis. De dienstverlening van KOOP gaat dan ook gegarandeerd door, maar hoe? Wij klopten virtueel aan bij KOOP en kregen een kijkje achter de schermen.

Kritieke processen binnen het overheidsdomein

Per dag verwerkt KOOP automatisch zo’n vier tot vijfduizend publicaties, waardoor spoedpublicaties normaliter amper voorkomen. Door de coronacrisis is het aantal spoedpublicaties aanzienlijk toegenomen, op recorddagen maakt KOOP meer dan 100 corona-gerelateerde spoedpublicaties bekend.

Onno Muchall, algemeen manager KOOP: “Deze publicaties zorgen voor veel extra werk, omdat ze nog dezelfde dag volgens strikte wettelijke voorschriften gepubliceerd moeten worden. Zonder publicatie kunnen deze maatregelen van de overheid namelijk niet in werking treden; wat betekent dat er niet gehandhaafd kan worden.”   

De bekendmakingstaken van KOOP zijn daarom aangemerkt als kritieke processen binnen het overheidsdomein. Dit betekent dat KOOP alle middelen inzet om de dienstverlening voor het rechtsgeldig bekendmaken en beschikbaar stellen van wet- en regelgeving van alle overheden van Nederland te garanderen.

Onno Muchall: “Doordat onze processen geheel geautomatiseerd zijn kunnen wij ons werk goed op afstand verrichten. Hierdoor verwachten wij dat het besluit om vanuit huis te werken geen grote impact heeft op onze beschikbaarheid.”

Naast de middelen vraagt de coronacrisis ook heel wat van de werknemers bij KOOP. De servicedesk en implementatieteam staan nauw in contact met aanleveraars bij meer dan 400 overheden en beheerders werken op piekdagen in shifts door om alle besluiten tijdig bekend te maken. Op de speciaal corona ingerichte pagina op Overheid.nl publiceert KOOP relevante informatie over het coronavirus.

Digitaal blijven werken aan grote ontwikkeltrajecten

De dienstverlening van KOOP is bij uitstek digitaal en de werkplekken zijn vrijwel helemaal online beschikbaar. Toch is het flink wennen als opeens alles vanuit huis moet. Zo is er vanaf de eerste dag van de coronamaatregelen fanatiek overlegd met videoverbindingen. 

Mathijs Kleijnen, manager Frontenddiensten van KOOP: “Onze transitie naar Agile werken heeft enorm geholpen om gestructureerd online met elkaar te kunnen samen werken. Veel teams, inclusief het MT, komen elke ochtend in een digitale stand up bij elkaar om de dag door te spreken.”

Afgelopen maandag heeft KOOP zelfs alle ontwikkelactiviteiten voor het 2e kwartaal online met elkaar kunnen inplannen. Zo kan KOOP blijven werken aan grote ontwikkeltrajecten, zoals de Omgevingswet, de Bekendmakingswet en het Platform Open Overheidsinformatie.

Het MT houdt daarnaast iedereen op de hoogte door meerdere keren per week updates te versturen en organiseert elke twee weken een KOOP-Thuis als vervanger van de maandelijkse bijeenkomst in de rode lounge op het bedrijfskantoor. Tijdens dit interactieve KOOP-Thuis webinar praat het MT de organisatie bij en worden er presentaties met elkaar gedeeld over bijvoorbeeld thuiswerken en behaalde projectdoelen.

Winnaar "Beste thuiswerkplek"

Werkplezier bij KOOP

Veel collega’s komen graag naar kantoor, omdat het contact en samenwerken met collega’s erg gezellig is. Door de maatregelen van het Kabinet om samen het coronavirus te bestrijden, zijn de medewerkers van KOOP verplicht om thuis te werken. Sociaal contact en samenwerken gebeurt nu digitaal. Dit werkt goed, maar is een stuk formeler.

Het spreekt dus voor zich dat plezier in het werk en met je collega’s bij KOOP niet mag ontbreken tijdens de thuiswerkperiode. De werknemers van KOOP hebben dan ook met veel enthousiasme meegedaan aan het vullen van de “KOOP Werkt thuis Spotify Playlist” en gaven zich op voor de wedstrijd van “Beste thuiswerkplek”.

Ook de wekelijkse en maandelijkse teamborrels van KOOP gaan gewoon door, maar dan in een gepaste vorm. Zo organiseert KOOP de teamborrels nu online, uiteraard moet je wel zelf je eigen drankje en hapje meenemen.